Als beheerder zorgen wij ervoor dat uw VvE administratief en financieel op orde is. Dat begint met een actueel eigenaars register en bijbehorende eigenaars gegevens. Ook de leden met een functie binnen de VvE (bestuursleden en commissieleden) registreren wij.
Aan de hand van de door de VvE goedgekeurde begroting wordt de periodieke VvE bijdrage vastgesteld. Wij zorgen voor de verwerking van de betalingen in de boekhouding van de VvE. De periodieke VvE bijdrage kan ook geïncasseerd worden als eigenaars dat willen. Natuurlijk controleren wij ook (twee maal per maand) of alle leden hun bijdrage aan de VvE voldoen.
Ook de betalingen namens de VvE verzorgen wij. De facturen die de VvE moet betalen komen bij ons binnen waarna deze geregistreerd worden in de boekhouding. Na controle en goedkeuring door de penningmeester van de VVE worden de facturen betaalbaar gesteld en voldaan aan de leverancier. De betaling wordt in de boekhouding gekoppeld aan de factuur en de bijbehorende opdracht of het contract.
Na afloop van het boekjaar wordt de jaarrekening opgemaakt. Alle facturen die de VvE heeft ontvangen, alle boekingen en mutaties worden nogmaals gecontroleerd. De afgeronde jaarrekening wordt vervolgens voorgelegd aan het bestuur van de VvE. Hierna is de kascommissie aan de beurt om te controleren of alle uitgaven en inkomsten van de VvE goed verantwoord zijn.
Ter afsluiting van een boekjaar zal de jaarrekening gepresenteerd worden aan de eigenaars in de jaarlijkse VvE vergadering. Tijdens deze vergadering zal er ook weer een nieuwe begroting worden voorgesteld.
Dit alles is 24/7 te volgen via het eigenaarsportaal waar iedere eigenaar in de VvE op kan inloggen.
Wij informeren en adviseren het bestuur over zaken waarmee het bestuur te maken krijgt bij de uitvoering van haar taken. Het bestuur verzekert zich er op deze wijze van altijd te handelen binnen de kaders van de reglementen.
Voor de jaarlijkse vergadering van eigenaars stellen wij de concept vergaderstukken op. Eventuele aanvullingen of wijzigingen vanuit het bestuur worden hierin verwerkt. Daarna sturen wij de definitieve stukken met de uitnodiging voor de vergadering naar de eigenaars. Wij zijn aanwezig bij de vergadering en indien gewenst kunnen wij de vergadering ook voorzitten. Een beknopte en feitelijke verslaglegging van de besproken zaken tijdens de vergadering verzorgen wij ook.
Ook alles met betrekking tot de vergaderingen van de VvE is 24/7 terug te vinden op het eigenaarsportaal.